——商务部整理合同文档管理工作侧记

　　作为商务部的一员，日常合同、签收、发票、汇票与支票管理是我们的重要工作，领导一直也强调大家对于管理文件一定要谨慎、规范，每一个环节都要求做到审查完毕，不把问题推给下一环的其它同事。

　　合同档案应以统一管理为原则，坚持标准化、规范化、科学化，在保管和统计方面，要求文件的齐全、准确和完整。装订成册，案卷首页为目录，目录记载档案内材料的主要内容、形成时间、排列顺序等。

　　每天都经历着合同与签收的管理工作，每年都会整理并规划好合同资料，把已执行完的项目与签收等资料进行封箱存档，以便更好的管理新的合同。每年度中旬，由小组领导安排，由我跟进完成合同打包工作，打包整理都要大家抽时间完成，有时加班加点的进行，方法与要求提早下发邮件指导，特别是新同事未操作过的要进行协助完成。

　　合同贵在利用，重在管理，每年的合同整理工作要严格执行。2015年6月，我们接到了小组领导的安排，由我们两个男生帮忙搬运重的资料，提醒大家提前进行资料整理，7月中旬进行装箱。这不仅是个体力活，也是技术活，我们又迎来了整理大潮，翻箱倒柜的打包装订，一本本一箱箱都按要求做好目录与标示，按照全国各办事处与年份进行分类，再分装各箱，邮件知会仓库同事，对合同与签收等资料都要整齐划一的按年份放一整板入仓库存放。因为工作要求有些合同相关部门还会查阅，商务合同管理会存放两年的资料在总部，以便后期查找。以换出新的地方以便新的合同整理更方便快捷。

　　每月商务部都会进行研讨会议，各小组内工作的配合，案例的分享，工作中好的操作方法介绍，或者是一个能提高大家工作效率的函数，都能让我们受益匪浅。小组每位同事都不吝啬自已的好主意，好方法，与大家分享，为小组为部门贡献自已的力量。(商涛)